Le secret d’un bon budget : être en adéquation avec la réalité des besoins des acteurs impliqués, anticiper les variations budgétaires et, enfin, éviter les mauvaises surprises !

Pour construire votre budget en tenant compte des différents paramètres, mieux vaut effectuer en amont une étude détaillée afin d’anticiper les besoins des enseignants, projeter les équipements et les matériels correspondants aux besoins et inclure les contraintes inhérentes à l’évolution des infrastructures.

Envisagez plusieurs scénarii et effectuez une estimation budgétaire par école

En fonction des attentes des enseignants – en termes de matériels comme d’usages – réalisez quelques scénarii organisationnels. Ils permettront une utilisation optimisée des matériels achetés.

Voici pour cela quelques questions à vous poser :

Côté matériel,

• Que faire des ordinateurs des salles informatiques ? Les augmenter, et de combien ? Les distribuer dans les classes et acquérir des terminaux nomades et en quelle quantité ?

Si vous optez pour les classes mobiles, vos calculs dépendront de la configuration des lieux    (nombre d’étages, bâtiments, etc.).

• Prévoyez-vous un ENT, comme levier des usages ? là les prix vous sont donnés par classe et par an.
• Tableaux Numériques Interactifs (TNI) ou Vidéoprojecteurs Interactifs (VPI) ? Quelque soit votre choix et les critères qui vous sont présentés dans notre dernier article, prévoyez un budget par classe car une solution interactive mutualisée dans une salle informatique reste inefficace.
• Équipements légers mutualisables complémentaires : visualiseur, balado-diffusion, tablette/bras flexible, etc.), faites le point sur le nombre d’écoles à équiper.

Sans oublier :

• les coûts des logiciels bureautiques (type pack Office) et pédagogiques (pour le TNI, application tablettes, visualisation).
• les coûts de livraison, l’intégration, le paramétrage, la garantie, la maintenance du matériel (constructeur, revendeur)
• un budget de ressources numériques par élève, indispensables pour construire des déploiements pertinents et des usages durables.

Ensuite viennent la projection des infrastructures inhérentes à ces nouveaux équipements, et les travaux à effectuer 

pour les mettre en place ; et pour chaque école et scénario envisagés.

Là encore, une série de questions à vous poser :

• Câblage, Wi-Fi ou Courant Porteur en Ligne Industriel (CPL) ?
• Pensez aussi au coût induit par l’évolution des infrastructures électriques ou autres types de travaux (par exemple, enlever des tableaux à craies pour les remplacer par des tableaux blancs type Véléda si vous projetez d’installer des VPI).
• Combien de bornes Wi-Fi à installer ?
• Quelles solutions de stockage (comme un serveur Nas par exemple) adopter ?
• Concernant la sécurité des matériels : quels types de travaux réaliser ? En régie ou externalisés ? La sécurisation de petits locaux dans les écoles permet de conserver les équipements en lieu sûr. La solution d’armoires fortes peut également être envisagée selon la configuration des bâtiments.
• Quant à la sécurité des réseaux, antivirus et filtrage internet seront nécessaires au bon fonctionnement et à la pérennité du matériel et de son usage.

 Définissez votre plan d’investissement selon plusieurs critères

 Critère 1 : par cycle d’apprentissage dans toutes les écoles de votre commune

Étalonnez vos investissements en commençant par exemple par les cycles 3 de vos écoles. Pour la première année, ciblez toutes les classes de CM2, puis les classes de CM1 en année 2, et descendez chaque année, ainsi de cycle et de niveau jusqu’à atteindre les classes de CP.

Critère 2 sur la base du volontariat, par école ou groupe scolaire pilote en vous basant sur celles présentant un projet pédagogique spécifique et qui témoignent d’une motivation particulière.

Elles seront ensuite invitées à partager leurs pratiques avec les enseignants des autres écoles.

Le choix peut être fait en fonction d’un principe de volontariat au sein d’un même établissement ou selon les projets périscolaires de la ville, exigeant une mutualisation des outils.

Votre choix final sera basé sur un mix entre vos contraintes budgétaires, le calendrier de mise à niveau de vos infrastructures et les recommandations pédagogiques de votre animateur TICE,

Projetez la maintenance et le renouvellement de matériels : des sujets qui ne fâchent plus!

Cela a longtemps été un obstacle et, surtout, le souci des communes. Rassurez-vous : les matériels et les services ont évolué. Pensez alors votre projet dans une logique de long terme, dans un esprit d’engagement durable en faveur des TICE.

Et pour bien faire, identifiez les variations budgétaires pour mieux les anticiper :

• Les jours d’engagement de SAV. Plus le délai d’intervention et de résolution de problème est court, plus votre budget en sera augmenté, car le prestataire prévoira l’achat dans ses entrepôts de matériels de secours pour vous satisfaire et ne pas subir de pénalité de retard.
• Des formules de maintenance, après délai de garantie.
• Le coût des consommables : encre, borne complémentaire, batterie portable, etc. Mais aussi stylet supplémentaire, lampe de vidéo projecteur - à garder en réserve dans la collectivité, pour éviter aux enseignants d’être à court !

 Budgétez également le renouvellement des matériels :

En effet, de tels investissements se projettent sur une durée de 7 à 10 ans pour les infrastructures et tous les 5 ans pour le renouvellement de matériel. Il sera donc indispensable de planifier, chaque année, un budget pour l’acquisition de poste, ou autre supports de remplacement.

Une alternative s’offre à vous : optez pour la virtualisation* des terminaux. Dans ce cas, plus de matériel à renouveler ! Vous vous simplifiez également la maintenance, concentrée alors sur le serveur virtuel.

Autre solution : La location (leasing). Le prestataire vous loue le matériel, et vous le remplace si nécessaire, pour le même loyer mensuel. Mais attention cette prestation a un coût (frais de fonctionnement).

Et maintenant... À vous de prendre la main sur une démarche réaliste et concertée! N’hésitez pas à solliciter l’ingénierie de prestataires experts.

Faites nous partager ci-dessous dans les commentaires, votre expérience, vos problématiques ou les solutions que vous avez envisagées pour votre budget d’École Numérique.

A très vite, sur ce blog ou dans les réseaux sociaux !