Une étude de 2001 montrait que 82% des équipes fonctionnant sur ce mode étaient en dessous de leurs objectifs et 33% en échec. Une étude de Deloitte (.pdf) en 2005 soulignait que 66% de ces groupes de travail ne parvenaient pas à satisfaire les exigences des clients. Effectivement, beaucoup de gens considèrent la communication virtuelle moins productive que l’interaction face à face et tout autant admettent être accablés et perturbés par les technologies de collaboration à distance… Mais d’autres études (de 2009) montrent que quand ces équipes dispersées sont bien gérées, elles peuvent se révéler plus performantes que celles qui partagent un même bureau. Un rapport d’Aon Consulting (.pdf) estime que ces formes d’équipes peuvent considérablement améliorer la productivité des organisations (jusqu’à 43%).

Alors, comment créer une équipe virtuelle efficace ? Pour Ferrazzi, dont le cabinet vient de publier un rapport très documenté sur le sujet (.pdf) cela nécessite bien sûr de rassembler une bonne équipe (avec des gens ayant de bonnes aptitudes de communication, une intelligence émotionnelle élevée, une capacité à travailler de façon autonome, nécessitant même d’utiliser des tests de personnalité pour dépister ces qualités estime Ferrazzi). Les équipes les plus efficaces sont souvent composées de moins de 10 personnes, notamment du fait qu’elles doivent pouvoir se parler facilement (il faut en moyenne une dizaine de conversations dans une équipe de 5 pour que tout le monde soit au même niveau d’information, alors qu’il en faut 78 dans une équipe de 13, estime cette étude (.pdf)). Il faut aussi que chacun dans l’équipe ait un rôle précis, explique-t-il en se référant à l’analyse de Deboarah Ancona du MIT qui distingue le coeur de l’équipe, de l’équipe opérationnelle et des personnes externes ou satellites. Il faut aussi favoriser la confiance, le respect, l’empathie, notamment en prenant le temps de parler de choses personnelles pour mieux surmonter l’isolement. La distance nécessite aussi d’encourager le dialogue ouvert, la franchise.

Car la distance n’est pas que géographique. Pour Karen Sobel Loojeski et Richard Reilly du cabinet Virtual Distance International, il faut certes prendre en compte la séparation physique, géographique ou temporelle, mais également les différentes affiliations de chacun avec d’autres engagements, ainsi que la distance opérationnelle et celle d’affinité.

Bien sûr, il faut établir un but et une vision commune. Ne pas hésiter à faire des téléconférence en vidéo. Il faut aussi prévoir et mettre en place des règles pour les réunions présentielles, que Ferrazzi détaille longuement : au moins tous les trimestres et pour certaines occasions, notamment pour célébrer des résultats ou résoudre des problèmes difficiles.

Enfin, la technologie n’est pas sans poser des problèmes. Utilisez des systèmes de téléconférence qui ne nécessitent pas de code, qui facilitent la transcription automatique ou l’enregistrement, voire qui surveillent le temps d’écoute et de parole pour bien la distribuer, conseille encore Keith Ferrazzi. Messagerie instantanée, forums, plateformes d’accès sont autant de moyens de bien organiser le travail et de le rendre facilement accessible.

Pour Ferrazzi, à l’heure où le travail collaboratif distant se développe, il est essentiel aujourd’hui d’accroître sa productivité et de trouver des règles et des méthodes de fonctionnement, qui offrent à la fois de la liberté et de la cohésion. L’article et plus encore le court rapport (.pdf), qui fourmille de références, en tout cas, méritent l’attention de ceux qui doivent gérer ce type d’équipe.

Hubert Guillaud

Article initialement publié sur InternetActu