Je propose ici une procédure assez simple appuyée sur le module complémentaire Yet Another Mail merge. Cette proposition reste bien évidemment ouverte aux améliorations (d’autres modules sont disponibles ; d’autres scénarios sont possibles).

Mise en place du cahier de textes [opération initiale unique]

Vous pouvez créer chaque cahier de texte à partir d’un tableur vide ou même importer et convertir dans Google Drive un tableur d’un autre format (Excel, Open Office…). Voici un exemple :

NB : un tableur en ligne peut être partagé et publié dans un site

Il est très facile de publier le tableur du cahier de textes, pour l’intégrer dans une page de site ou pour communiquer l’url aux élèves (dans Google Sheets : menu Fichier > Publier sur le web). J’intègre personnellement les cahiers de textes dans le site du cours de philosophie :

Préparer le tableur pour le publipostage [opération initiale unique]

> L’aide de YAMM, en anglais, est très complète. Des aides en français sont disponibles via une recherche sur internet.

Pour utiliser le module complémentaire Yet Another Mail Merge (YAMM), il faut plusieurs opérations.

D’abord, il faut installer le module YAMM dans le tableur.

Ensuite, il faut inclure dans le tableur une colonne « courriel » (à droite de préférence), contenant les adresses des élèves(opération initiale unique).

> L’astuce consiste à placer toutes les adresses des élèves dans une première cellule de la colonne, en les séparant seulement par des virgules.

Le module YAMM copiera ces adresses comme destinataires de chaque courriel.

Attention : confidentialité
N.B. 1 : il n’y a pas de copie carbone invisible (cci) possible : les adresses sont visibles par chaque élève. L’idéal est d’utiliser des adresses normalisées fournies par l’établissement.
N.B. 2 : si vous publiez en ligne le tableur, n’oubliez pas masquer la colonne contenant les adresses électroniques.

Préparer le courriel modèle [opération initiale unique]

YAMM fonctionne en liant les données de chaque cellule d’une même ligne avec les marqueurs d’un courriel brouillon préparé à l’avance, et réutilisable. Ces marqueurs correspondent aux titres des colonnes du tableur.

Vérification de l’envoi automatique [opération initiale unique]

Il reste ensuite à tester une fois le système. Activez le module complémentaire YAMM et sélectionnez la commande « Publipostage ». Voici la fenêtre de contrôle :

Exclure certaines lignes du publipostage

Si votre tableur comporte plusieurs lignes, vous pouvez supprimer les cellules contenant les adresses le temps de l’essai. Ces lignes seront ignorées par YAMM.

En usage normal, il suffira de placer un « 0 » dans les cellules de la colonne « Merge status » correspondant aux lignes que l’on ne voudra pas inclure dans le publipostage.

Envoi des messages [opération régulière]

Vous pouvez alors lancer l’envoi des courriels.

Et du côté des élèves ?

Voici un exemple de courriel reçu par chaque élève d’une classe.

Les élèves pourront archiver — ou non — ces messages.

Ils pourront éventuellement y répondre pour demander des précisions ou, pourquoi pas, retourner un devoir en pièce jointe. Ne pourraient-ils pas aussi s’engager dans une conversation autour des cours et des exercices ?

Article publié sur le site : https://profjourde.wordpress.com/2016/02/23/envoyer-par-courriels-semi-automatises-les-mises-a-jours-des-cahiers-de-textes/

François Jourde